Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

AIOVA Digital, Eklövsvägen 8, 574 41 Vetlanda.
E-post: bjorn@aiova.se
Organisationsnummer lämnas på begäran.

Dataskyddsombud är inte utsett, vilket inte krävs för verksamhet av denna omfattning.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

2.1 Meddelandeformuläret: namn, e-postadress, företag (valfritt), ditt meddelande samt uppgift om att du bekräftat att du läst denna policy.

2.2 AI-assistenten: dina chattmeddelanden, ett tillfälligt sessions-ID i din webbläsare, tidpunkt och version för lämnat samtycke, vilken sida chatten startades från samt teknisk information om din webbläsare. Om du själv skriver namn, e-post, telefonnummer eller företag i chatten sparas det som en förfrågan och skickas till oss via e-post – se avsnitt 3 för hur det fungerar i respektive läge.

2.3 Bokning av samtal: namn, e-post och den information du fyller i vid bokning hanteras i Calendly.

2.4 Tekniska loggar: IP-adress och teknisk anropsinformation som skapas automatiskt hos våra leverantörer för drift, felsökning och säkerhet.

2.5 E-postkorrespondens: om vi fortsätter dialogen via e-post behandlas innehållet i den korrespondensen.

Vi använder i dag ingen webbanalys och inga cookies för statistik eller marknadsföring.

3. AI-assistentens två lägen

När du öppnar assistenten kan du välja mellan att starta chatten med sparad historik, eller att chatta utan att konversationen sparas.

Väljer du att spara: konversationen lagras hos oss i högst 12 månader så att vi kan följa upp ditt ärende. Detta sker med stöd av ditt samtycke, som du när som helst kan återkalla genom att mejla bjorn@aiova.se. Vi raderar då konversationen. Lämnar du kontaktuppgifter i chatten skapas en förfrågan som skickas till oss via e-post.

Väljer du att chatta utan att spara: ingen konversation lagras i vår databas. Skriver du namn och e-post i det läget skapas inte automatiskt någon förfrågan – assistenten frågar först uttryckligen om du vill att uppgifterna skickas till Björn. Först om du svarar ja sparas namn, e-post och en kort sammanfattning hos oss och skickas via e-post. Svarar du nej lagras ingenting.

Ditt meddelande måste dock alltid skickas till vår AI-leverantör för att ett svar ska kunna genereras, och kortlivade tekniska loggar kan uppstå hos våra leverantörer. Löftet gäller alltså att vi inte sparar konversationen hos oss.

4. Ändamål och rättslig grund

Vårt berättigade intresse består i att kunna svara den som kontaktar oss och att hålla tjänsten säker och fungerande. Du har rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, se avsnitt 8.

5. Hur länge vi sparar uppgifterna

• Sparade chattar och förfrågningar från AI-assistenten samt meddelanden från formuläret: högst 12 månader efter din senaste kontakt, därefter raderas de.
• E-postkorrespondens: högst 12 månader efter avslutad dialog, om inget annat följer av bokföringsreglerna nedan.
• Tekniska loggar och säkerhetskopior hos våra leverantörer: sparas kortvarigt enligt respektive leverantörs rutiner och används endast för drift och säkerhet.
• Underlag som omfattas av bokföringslagen: sju år.
• Sessions-ID i webbläsaren: raderas när du stänger fliken.

Gallring sker enligt fast rutin.

6. Mottagare och personuppgiftsbiträden

Vi säljer aldrig uppgifter och använder dem inte för marknadsföring. Följande leverantörer behandlar uppgifter för vår räkning, samtliga med personuppgiftsbiträdesavtal:

Automatisering av inkommande meddelanden sker med n8n i egen drift hos AIOVA Digital. Ingen extern leverantör behandlar uppgifterna i den delen.

Vissa av dessa leverantörer behandlar uppgifter i eller från USA. Sådan överföring sker med stöd av EU:s standardavtalsklausuler och/eller EU–US Data Privacy Framework. Du kan begära en kopia av tillämpliga skyddsåtgärder genom att mejla oss.

7. AI, automatiserade svar och transparens

AI-assistenten är en artificiell intelligens, inte en människa, och svaren kan innehålla fel. Kontrollera viktig information med oss.

Meddelanden som du skickar till oss kan behandlas av en språkmodell för att ta fram ett förslag till svar. Ett sådant utkast granskas och skickas alltid av en människa – inga svar skickas automatiskt.

Vi fattar inga automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder enligt artikel 22.

Dina uppgifter används inte för att träna AI-modeller.

Skriv inte känsliga personuppgifter i chatten, exempelvis uppgifter om hälsa eller personnummer, och lämna inte heller personuppgifter om andra personer, till exempel era kunder eller anställda.

8. Dina rättigheter

Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet, att invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse samt att när som helst återkalla lämnat samtycke. Ett återkallat samtycke påverkar inte behandling som redan skett.

Kontakta oss på bjorn@aiova.se. Vi svarar normalt inom en månad. Vi kan behöva ställa kompletterande frågor för att säkerställa din identitet. Det kostar inget att utöva sina rättigheter.

Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.

9. Cookies och lagring i din webbläsare

Vi använder endast nödvändig teknisk lagring: sessionStorage för chattens tillfälliga ID och för ditt val i samtyckesrutan. Detta krävs för att chatten ska fungera och raderas när du stänger fliken. Vi sätter inga cookies för statistik, marknadsföring eller tredjepartsspårning. Bokning sker på Calendlys egen sida, där deras cookies och villkor gäller.

10. Säkerhet

Uppgifter överförs krypterat via HTTPS. Åtkomst till databas och e-post är begränsad till AIOVA Digital och skyddas med stark autentisering. Vi har rutiner för att hantera eventuella personuppgiftsincidenter och anmäler sådana till Integritetsskyddsmyndigheten när lagen kräver det.

11. Frivillighet

Det är frivilligt att lämna uppgifter till oss. Utan e-postadress kan vi dock inte besvara en förfrågan, och utan de uppgifter Calendly kräver kan ett möte inte bokas.

12. Barn

Tjänsten riktar sig till företag och vänder sig inte till barn.

13. Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera policyn. Datum och versionsnummer högst upp visar när den senast ändrades. Vid väsentliga ändringar informerar vi på sajten.